PROjekte – Projektmanagement

Ihre professionelle Projektmanagement-Plattform

Projekte führen, Dokumente lenken, Aufgaben steuern – alles in einem System.

PROjekte ist eine webbasierte Projektmanagement- und Dokumentationsplattform, die klassische Projektsteuerung mit dokumentenzentrierten Workflows verbindet. Im Zentrum stehen nicht nur Projekte und Aufgaben, sondern vor allem steuerbare Dokumente, aus denen Genehmigungen, Delegierungen, Aufträge, Wiedervorlagen, Budgetplanungen, Fahrtkostenabrechnungen, E-Mail-Vorgänge und Exporte hervorgehen.

Schablonen, Freifelder und Module – konfigurieren statt programmieren

Schablonen sind die Baupläne aller Dokumente in PROjekte. Sie definieren Struktur, aktive Module, Genehmigungspflichten, Sichtbarkeiten, Dokumentnummern und vieles mehr. In Verbindung mit Freifeldprofilen lassen sich neue Informationsanforderungen oft in Minuten abbilden – ganz ohne Eingriff in den Programmcode.

Eine vollständig mandantenfähige Architektur ermöglicht den sicheren Parallelbetrieb für mehrere Organisationen mit getrennter Datenhaltung. Über 20 vordefinierte Berechtigungen, ein fünfstufiges Rechtekonzept und die Kompetenzmatrix sorgen für Transparenz auch in komplexen Strukturen.

PROjekte ist die Plattform für Unternehmen mit anspruchsvoller Projektarbeit, Behörden und öffentliche Einrichtungen, Beratungs- und Engineering-Teams sowie Forschungs- und Entwicklungsbereiche, die Dokumente, Aufträge und Genehmigungen revisionssicher und nachvollziehbar führen müssen.

Alle Funktionen entdecken

So arbeiten Sie mit PROjekte

Vom Strukturmodell über die operative Bearbeitung bis zur Auswertung – in drei klar definierten Schritten.

Strukturieren & konfigurieren

Schablonen, Freifeldprofile, Entscheidungs- und Delegierungsketten festlegen. Sie definieren einmal das Regelwerk – und alle Dokumente erben es automatisch.

Bearbeiten & lenken

Dokumente erfassen, Aufträge verteilen, Genehmigungen einholen, E-Mails zuordnen, Budget und Fahrtkosten führen – komplett im Browser, durchgängig digital.

Auswerten & steuern

Dashboards, KPI-Kacheln, Gantt-Diagramme, Auslastungsanalysen und KI-Abfragen liefern jederzeit den Überblick über Projekte, Fristen und Ressourcen.

Warum PROjekte?

Vier handfeste Gründe, warum sich Organisationen für unsere Plattform entscheiden.

Dokumentenzentriert mit Workflow-Power

Genehmigungen, Delegierungsketten, Bearbeitungsschutz und Archivierung sind nicht aufgesetzt, sondern fester Bestandteil jedes Dokuments.

Konfigurieren statt programmieren

Über Schablonen und Freifeldprofile bilden Sie neue Anforderungen ohne Programmierung ab – inklusive Pflichtfelder, bedingter Sichtbarkeit und Layouts.

KI-Assistent & Audio-Transkribierung

Natürlichsprachliche Datenbankabfragen via Claude und GPT-4 sowie Whisper-basierte Transkription direkt aus dem Browser in strukturierten Text.

Mandantenfähig von Grund auf

Jeder Mandant arbeitet in einer vollständig isolierten Datenbank – ideal für Konzerne, Verbünde, Verwaltungen und Service-Provider.

Für wen ist PROjekte gemacht?

Bewährt im Einsatz dort, wo Projekte, Dokumente und Verantwortlichkeiten zusammengeführt werden müssen.

Unternehmen mit komplexen Projekten

Vom Mittelständler bis zum Konzern – Hauptprojekte, Teilprojekte und Fachdokumente sauber strukturiert geführt.

Behörden & öffentliche Einrichtungen

Strukturierte Dokumentenlenkung mit Genehmigungswegen, Lesequittungen und revisionssicherer Historie.

Beratung & Engineering

Mandantenfähig für unterschiedliche Auftraggeber – inklusive Aufträgen, Budget, Gantt und Auslastungsanalyse.

Forschung & Entwicklung

Schablonen, Freifelder und Unterdokumente bilden auch fachlich anspruchsvolle Vorgänge konfigurierbar ab.

Funktionsüberblick

22 Funktionsbereiche, die PROjekte deutlich von einfachen Projektlisten oder reinen Dokumentenablagen abheben. Klicken Sie auf eine Kachel, um den Screenshot vergrößert anzusehen.

1. Anwendungsarchitektur

Browserbasierte Plattform mit klar gegliederten Modulbereichen und mandantenfähiger Architektur für den sicheren Parallelbetrieb mehrerer Organisationen.

2. Projekt-, Teilprojekt- und Dokumentmodell

Dreistufige Struktur aus Hauptprojekten, Teilprojekten und Dokumenten – inklusive kaskadierendem Projektabschluss und Wiedereröffnung.

3. Schablonen und Dokumente

Schablonen definieren Aufbau, aktive Module, Genehmigungen und Sichtbarkeiten ganzer Dokumentklassen. Aus einer Vorlage entstehen beliebig viele Dokumente.

4. Freifeldprofile

Erweitern Dokumente um beliebige Zusatzfelder – Text, Zahlen, Währung, Datum, Auswahl – mit Pflichtfeldern, bedingter Sichtbarkeit und flexiblem Layout.

5. Textblöcke und automatische Vorbelegung

Wiederverwendbare Textbausteine, global oder benutzerspezifisch. Schablonen können neue Dokumente automatisch mit standardisierten Inhalten vorbelegen.

6. Unterdokumente

Strukturierte Nebenobjekte wie Stellungnahmen, Vermerke oder Beurteilungen werden direkt am Hauptdokument geführt – schablonenbezogen erlaubt und konfigurierbar.

7. Genehmigungsverfahren

Mehrstufige Genehmigungen mit Modi UND, ODER und Quorum. Entscheider können intern oder per tokenbasiertem E-Mail-Link auch extern eingebunden werden.

8. Delegierungsketten

Strukturierte Sichtungs- und Umlaufprozesse. Dokumente werden nacheinander an Benutzer oder Gruppen weitergereicht, der Fortschritt wird vollständig protokolliert.

9. Bearbeitungsschutz und Archivierung

Schutz während der Genehmigung, Schutz im Aktivstatus, Einzeldokument-Archivierung und kaskadierender Projektabschluss – sauber gesteuerter Lebenszyklus.

10. Berechtigungssystem

Kompetenzrollen, Gruppen, direkte Benutzerzuweisungen und dokumentbezogene Zugriffslisten auf fünf Ebenen – plus Kompetenzmatrix für transparente Auswertungen.

11. Auftragsmodul

Operative Arbeitsebene mit Status-Workflow, Mehrfach-Empfängern, Templates, Token-Zugängen für Externe und grafischer Ressourcenübersicht als Gantt-Diagramm.

12. Quick-Aufträge und persönliches Dashboard

Aufträge direkt aus dem Texteditor erstellen. Dazu farbcodierte KPI-Kacheln, Auftragskalender und tägliche Fälligkeitserinnerungen per E-Mail.

13. Wiedervorlagen und Abonnements

Stichtags- oder periodische Wiedervorlagen sowie Schablonen- und Kategorie-Abonnements mit täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Digest-Mails.

14. Budgetplan

Plan- und Ist-Kosten direkt am Dokument verwalten. Positionen mit Status, Kategorien, Summen, Abweichungen und Fortschrittsanzeigen.

15. Fahrtkostenabrechnung

Vollständiger Prozess von der Fahrterfassung über die Genehmigung bis zur Auszahlung – mit Belegen, Excel-Auswertung und SEPA-Export für die Bank.

16. Datenimport und Massenverarbeitung

Importstrecken für CSV, Excel, JSON, XML, Word und EML mit flexiblem Feld-Mapping. Batch-Import mit Rollback. Exporte als PDF, Excel und SEPA.

17. KI-Assistent und Audio-Transkribierung

Natürlichsprachliche Datenbankabfragen über Claude oder GPT-4 sowie Audio-Aufnahme im Browser mit Whisper-Transkription und KI-Strukturierung.

18. E-Mail-Integration

MailHub-Anbindung mit Versand und Import direkt aus Dokumenten und Aufträgen. Antworten werden über Threading automatisch dem richtigen Vorgang zugeordnet.

19. Lesequittungen und Dokumentveröffentlichung

Dokumentiert nachweissicher, wer welches Dokument gelesen hat. Aktivierte Dokumente lassen sich automatisch per E-Mail an definierte Empfänger veröffentlichen.

20. Dashboards, Favoriten und Komfortfunktionen

Startseite, globales Dashboard und Favoritenliste verdichten alle relevanten Informationen. Dazu Dokumentkopien und Microsoft-365-Kalendereinträge.

21. Gantt-Diagramme und grafische Auswertungen

Vollumfängliches Gantt-Diagramm mit Wochen-, Monats- und Jahresansicht. Zeitbalken lassen sich mit einem Klick als PDF exportieren.

22. Mitarbeiter-Auslastungsanalyse

Auf Knopfdruck auswerten, wie stark einzelne Mitarbeiter mit Aufträgen ausgelastet sind – ideal für die Ressourcen- und Kapazitätsplanung.

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Häufige Fragen zu PROjekte

Antworten auf die Themen, die uns Interessenten am häufigsten stellen.

Worin unterscheidet sich PROjekte von klassischen Projektmanagement-Tools? +

PROjekte verbindet klassische Projektsteuerung mit dokumentenzentrierten Workflows. Im Mittelpunkt stehen steuerbare Dokumente, aus denen heraus Genehmigungen, Delegierungen, Aufträge, Wiedervorlagen, Budget- und Fahrtkostenpositionen, E-Mails und Exporte gesteuert werden. Damit ersetzt PROjekte oft mehrere Insellösungen.

Können wir eigene Felder und Formulare ohne Programmierung abbilden? +

Ja. Über Schablonen und Freifeldprofile bilden Sie Ihre eigenen Strukturen, Felder und Regeln ab – inklusive Pflichtfeldern, bedingter Sichtbarkeit, Spaltenlayouts, Hilfetexten und Vorgabewerten. Neue Anforderungen lassen sich häufig in Minuten umsetzen.

Wie funktionieren die Genehmigungsverfahren? +

Genehmigungen basieren auf konfigurierbaren Entscheidungsprofilen mit beliebig vielen Stufen. Pro Stufe wird der Modus festgelegt: alle müssen zustimmen (UND), einer genügt (ODER) oder ein Quorum. Entscheider können intern arbeiten oder per tokenbasiertem E-Mail-Link auch ohne regulären Login entscheiden.

Ist PROjekte mandantenfähig? +

Ja, von Grund auf. Eine Master-Datenbank verwaltet die verfügbaren Mandanten, jeder Mandant arbeitet in einer vollständig isolierten eigenen Datenbank. Auch das Dateisystem ist mandantengetrennt. Die Mandantenzuordnung erfolgt automatisch über die Benutzeranmeldung.

Welche KI-Funktionen bringt PROjekte mit? +

Der KI-Assistent übersetzt natürlichsprachliche Fragen in abgesicherte SQL-Abfragen und liefert die Ergebnisse als Tabelle – wahlweise über Anthropic Claude oder OpenAI GPT-4. Eine 7-stufige Sicherheitsprüfung stellt sicher, dass nur lesende Zugriffe möglich sind. Zusätzlich gibt es eine Audio-Transkribierung über Whisper, die gesprochene Inhalte in strukturierten Text überführt.

Können wir Daten aus bestehenden Systemen übernehmen? +

Ja. PROjekte unterstützt Importstrecken für CSV, Excel, JSON, XML, Word und EML mit flexiblem Feld-Mapping und speicherbaren Import-Profilen. Der Batch-Import erlaubt die Massenmigration kompletter Ordnerstrukturen mit Rollback-Funktion – auch für Legacy-Systeme wie Notes/Domino.

Welche technischen Voraussetzungen gibt es? +

PROjekte basiert auf PHP 8.3 und MariaDB und läuft auf jedem modernen Server unter Windows oder Linux. Die Bedienung erfolgt vollständig im Browser ohne Client-Installation (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Details finden Sie auf unserer Seite zu den technischen Anforderungen.

Gibt es einen Demozugang zum Ausprobieren? +

Ja. Sie können jederzeit unverbindlich einen Demozugang anfordern oder an einem unserer regelmäßigen Webinare teilnehmen.

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