docBASE – Informationssystem | Dokumentenmanagement & Workflows

Ihr zentrales Informationssystem

Dokumentation, Versionierung und Freigaben in einer Lösung.

In jedem Unternehmen entstehen täglich wichtige Dokumente: Arbeitsanweisungen, Protokolle, Beschlussvorlagen und Aktennotizen. docBASE verwaltet alles zentral, versieht Inhalte mit klaren Strukturen und stellt revisionssichere Freigaben bereit.

Das System kombiniert dokumentenbezogene Workflows, Benachrichtigungen und Auftragssteuerung. Mitarbeitende werden automatisch über neue oder geänderte Dokumente informiert und bestätigen die Kenntnisnahme mit einem Klick.

Flexibel. Revisionssicher. Mandantenfähig.

Multi-Tenant-Architektur, rollenbasierte Rechte, versionierte Inhalte und automatisierte Prozesse machen docBASE zur skalierbaren Plattform für Unternehmen jeder Größe. Dank Freifeldprofilen passt sich das System ohne Programmierung an individuelle Datenmodelle an.

Alle Funktionen entdecken

Wo docBASE seine Stärken ausspielt

Vier Einsatzfelder, in denen docBASE täglich für Ordnung, Transparenz und Rechtssicherheit sorgt.

Unternehmenshandbücher & Richtlinien

Zentrale Pflege, klare Versionen, automatische Kenntnisnahme aller betroffenen Mitarbeitenden.

Protokolle & Beschlussvorlagen

Sitzungsunterlagen strukturiert erfassen, Gremien einbinden und Beschlüsse nachweisbar dokumentieren.

Aktennotizen & Vermerke

Schnelles Erfassen von Vorgängen, mit Freifeldprofilen und Volltextsuche jederzeit wiederfindbar.

Compliance- & QM-Dokumentation

Revisionssicheres Arbeiten mit Audit-Trail, Versionen und mehrstufigen Freigaben.

Goodbye Notes – Hello docBASE

Schritt-für-Schritt-Migration Ihrer HCL Notes/Domino-Datenbanken inkl. Anhänge und Rich-Text.

Massenimport mit Progress

Importieren Sie hunderte Dokumente in einem Durchgang – mit Live-Fortschritt, Wiederaufnahme und vollständigem Rollback bei Bedarf.

Rich-Text & Anhänge

Übernimmt Rich-Text-Felder mit Inline-Bildern sowie Anhänge automatisch. JSON-Metadaten und EML-Exporte werden sauber gemappt.

Mapping-Profile

Speichern Sie Feldzuordnungen als Profile, nutzen Sie sie wieder und automatisieren Sie Folge-Imports – revisionssicher und transparent.

Alle Features ansehen

Funktionen und Vorteile

Erkunden Sie die wichtigsten Module von docBASE – von Freifeldprofilen bis Genehmigungsworkflow.

Neue Dokumente erfassen

Übersichtliche Erfassung neuer Dokumente mit Suchfunktion und Unterkategorisierung.

Dashboard & Startseite

Echtzeit-Überblick zu fälligen Aufträgen, neuen Dokumenten und Benachrichtigungen mit Widgets für Schnellzugriffe.

Freifeldprofile

Konfigurieren Sie Formulare ohne Code: 11 Feldtypen, bedingte Sichtbarkeit, Layout-Steuerung und Validierungen für wiederverwendbare Profile.

Notes/Domino-Migration

Migrieren Sie ganze Datenbanken inklusive Rich-Text und Anhängen. Fortschrittsanzeige, Mapping-Profile und Rollback-Funktion inklusive.

Dokumentenverwaltung – Listenansicht

Filter nach Kategorie, Status, Schablone oder Zeitraum. Status-Badges, Sortierung und schnelle Navigation.

Dokumentenverwaltung – Detailansicht

Rich-Text-Editor mit Inline-Bildern, strukturierte Metadaten-Tabs und klar gegliederte Eingabebereiche.

Dokumenten-Versionshistorie

Vollständiger Audit-Trail mit nachvollziehbaren Versionen, Änderungen und Freigaben.

Auftragsmanagement – Übersicht

Status-Ampel, Deadlines und priorisierte Listen zeigen sofort, welche Aufgaben fällig oder überfällig sind.

Auftragsdetails & Empfänger

Mehrfach-Empfänger, Fristen und Quelldokument-Verknüpfung mit automatischer Benachrichtigung.

Genehmigungsworkflows

Mehrstufige Freigaben, sequentiell oder parallel, mit klaren Zuständigkeiten und automatischen Erinnerungen.

Externe Genehmigung (Token-basiert)

Sichere Freigabe für externe Personen per Token-Link ohne Login – inklusive Kommentaren und Audit-Trail.

Benutzer- & Rechteverwaltung

Rollenbasiertes Rechtemanagement steuert Sichtbarkeit, Bearbeitung und Genehmigungsrechte granular.

E-Mail-Integration

Empfangen, versenden und zuordnen an Dokumente oder Aufträge – inklusive Lesestatus und Filterung.

Delegierungsketten

Automatische Vertretungen bei Abwesenheiten mit vollständigem Protokoll und Rückübernahme.

Schablonen-System

Standardisierte Vorlagen mit Freifeld-Profilen, Genehmigungspflichten und rollenbasierter Sichtbarkeit.

Fahrtkosten-Modul

Reisekosten erfassen, Belege verwalten und SEPA-Export bereitstellen – revisionssicher dokumentiert.

Datenimport (Multi-Format)

CSV, Excel, JSON, XML oder EML importieren, Felder flexibel mappen und konsistent übernehmen.

KI-Chat-Assistent

Stellen Sie natürlichsprachliche Fragen zu Ihren Dokumenten – Antworten kommen direkt aus dem Bestand.

Wiedervorlagen & Erinnerungen

Individuelle Wiedervorlagen mit automatischen E-Mail-Remindern und flexiblen Intervallen.

Abonnement-System

Abonnieren Sie Kategorien oder Dokumenttypen und erhalten Sie Benachrichtigungen bei Neuigkeiten.

Verbesserungsvorschläge

Feedback-System für Mitarbeitende mit transparenter Statusverfolgung und Kommentaren.

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